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Diagnóstico del proceso de consulta de stock y venta por WhatsApp. Incluye el mapa del proceso actual, las oportunidades priorizadas por impacto y esfuerzo, y los riesgos detectados durante el relevamiento.
El proceso tal como ocurre hoy, no como debería. Levantado observando el mostrador durante dos jornadas completas y contrastado con las entrevistas al equipo.
El recuadro punteado marca el tramo donde se concentra la demora. De las 40 consultas diarias, el 62% pasa por “Consulta a Don Julio” porque el estante no coincide con lo registrado.
El segundo proceso auditado. Más corto, pero es el que origina el desfase de inventario que rompe el proceso anterior.
La mercadería está físicamente disponible desde que se acomoda, pero el sistema no lo sabe hasta el sábado. Ese desfase es la causa raíz del “te digo que no hay cuando sí había”.
Cada oportunidad ubicada según cuánto duele el problema que resuelve y cuánto cuesta implementarla. Lo de arriba a la izquierda se hace primero.
El punto 1 ataca directamente los 18 minutos por consulta y no depende de nada más. El punto 2 lo potencia, pero necesita que el catálogo exista primero.
| # | Oportunidad | Qué resuelve | Horizonte |
|---|---|---|---|
| 1 | Catálogo digital consultable | Elimina la caminata al almacén: el vendedor consulta desde el mostrador | 0-1 mes |
| 2 | Chatbot de WhatsApp | Responde disponibilidad y precio al instante, también fuera de horario | 1-2 meses |
| 3 | Línea propia y respaldo automático | Deja de depender del celular personal de un vendedor | 0-1 mes |
| 4 | Codificación del almacén | Cualquiera puede ubicar una pieza, no solo Don Julio | 3-6 meses |
Riesgos técnicos y operativos observados durante el relevamiento. La severidad considera qué tan probable es que ocurra y cuánto costaría si ocurre.
| Riesgo | Qué pasa si ocurre | Severidad |
|---|---|---|
| WhatsApp del negocio en un celular personal La línea que reciben los clientes está a nombre de un vendedor. |
Si renuncia, se va con el historial completo de conversaciones y la cartera de clientes. No hay forma de recuperarla. | Alta |
| Inventario en una sola PC sin respaldo El Excel vive únicamente en la máquina del mostrador. |
Un disco dañado borra 14 años de catálogo de equivalencias por modelo de vehículo. Reconstruirlo tomaría meses. | Alta |
| Ubicaciones solo en la memoria de una persona Don Julio, 11 años en el puesto. |
Con él ausente el tiempo de respuesta se duplica. Si se retira, la operación queda seriamente comprometida. | Alta |
| Contraseña de facturación compartida La clave de Nubefact circula entre cuatro personas por WhatsApp. |
No se puede saber quién emitió cada comprobante. Ante una observación tributaria no hay trazabilidad de responsable. | Media |
| Sin trazabilidad de ventas El cuaderno no registra quién vendió ni a qué precio. |
Ante un reclamo no se puede reconstruir la operación. Tampoco se detectan descuentos fuera de política. | Media |
| Datos de clientes sin protección Nombres, teléfonos y vehículos en hojas sueltas y chats. |
Incumple la Ley 29733 de protección de datos personales. Riesgo de sanción ante una fiscalización. | Por revisar |