Estudio contable · 7 personas

Perseguir documentos les costaba más que procesarlos

Creían tener un problema de carga de trabajo y estaban por contratar a alguien más. La auditoría mostró que dos tercios del tiempo del equipo no se iba en contabilizar, sino en pedirle a los clientes los papeles que no mandaban.

Cómo leer este caso. Es un escenario construido con los patrones que más se repiten en el rubro, para que veas el método completo: qué preguntamos, qué medimos y qué recomendamos al final. Las cifras son ilustrativas — en tu negocio salen de medir el tuyo.

La situación

Estudio contable con cartera de 60 empresas pequeñas. Siete personas: cuatro asistentes contables, dos contadoras y la socia fundadora.

Cada cierre de mes es una guerra. El equipo trabaja hasta tarde la última semana y aun así llegamos justos. Creo que necesitamos contratar a alguien más. La socia fundadora, en la llamada de descubrimiento

Contratar es la respuesta intuitiva cuando el equipo está saturado, y también la más cara: un sueldo más, todos los meses, para siempre. Antes de eso, medimos en qué se va realmente el tiempo. La respuesta sorprendió a la propia socia.

Lo que encontramos

Una semana de registro de tiempos con las cuatro asistentes, anotando en qué se iba cada bloque de media hora.

El equipo no estaba saturado de contabilidad. Estaba saturado de perseguir insumos para poder empezar a trabajar.

61%

Del tiempo del equipo se va en conseguir documentos, no en procesarlos.

Clientes de 60 necesitan tres recordatorios o más cada mes.

6 vías

Por donde llegan documentos: WhatsApp, correo, Drive, físico, foto y USB.

S/0

Se cobra por ese trabajo. No está en ningún contrato ni en ninguna tarifa.

Por qué contratar habría sido un error: una persona más habría absorbido el trabajo de perseguir documentos con más capacidad, no con menos trabajo. El costo fijo sube, el problema queda igual, y en seis meses vuelve la misma conversación.

Lo que recomendamos

Dos de los cuatro puntos no son software: son cambios de acuerdo comercial. Los pusimos primero porque son gratis y resuelven más.

#	Qué	Por qué en ese orden	Horizonte
1	Fecha de corte en el contrato No es software	Documentos recibidos después del día 5 se procesan el mes siguiente. Sin una consecuencia, ningún recordatorio funciona.	inmediato
2	Una sola vía de entrega No es software	Seis canales significa seis lugares donde buscar y perder cosas. Elegir uno y sostenerlo baja el desorden sin invertir nada.	inmediato
3	Recordatorio automático escalonado	Día 25, día 1 y día 4, con el estado de lo que falta. Reemplaza los tres recordatorios que hoy alguien manda a mano.	0-1 mes
4	Buzón único con acuse El cliente ve qué entregó y qué falta	Traslada la visibilidad al cliente. La mayoría no manda tarde por desidia sino porque no sabe qué le falta.	1-2 meses

El orden importa más que las herramientas. Si se automatizan los recordatorios sin la fecha de corte del punto 1, el resultado es un cliente que ahora ignora tres mensajes automáticos en vez de tres mensajes humanos. La tecnología no crea consecuencias; el contrato sí.

Qué cambiaría

Proyección basada en los tiempos registrados durante el relevamiento, no en resultados observados.

Indicador	Hoy	Con los cuatro puntos
Tiempo del equipo persiguiendo documentos	61%	objetivo: bajo 25%
Recordatorios enviados a mano	~84/mes	0
Vías por las que llegan documentos	6	1
Necesidad de contratar	urgente	a reevaluar

El resultado más valioso fue una decisión que no se tomó: no contratar. Con la capacidad que libera el punto 1, el equipo actual alcanza. Ese sueldo que no se suma vale más que cualquier eficiencia que hubiéramos podido programar.

¿Reconoces algo de esto en tu negocio?

Casi siempre el problema que se ve no es el que cuesta plata. Cuéntanos cómo trabajas hoy y en dos semanas tienes por escrito dónde se va el tiempo, qué conviene automatizar primero y qué puede esperar.

Analiza mi operación →

Autopartes Clínica dental Distribuidora Taller mecánico