Distribuidora de alimentos · 12 personas

El mismo dato se escribía a mano cuatro veces al día

Facturación e inventario eran dos sistemas que no se hablaban. Cada pedido se tecleaba de nuevo en cada uno, y las diferencias entre ambos se descubrían en el conteo mensual, cuando ya no se podía reconstruir qué había pasado.

Cómo leer este caso. Es un escenario construido con los patrones que más se repiten en el rubro, para que veas el método completo: qué preguntamos, qué medimos y qué recomendamos al final. Las cifras son ilustrativas — en tu negocio salen de medir el tuyo.

La situación

Distribuidora de abarrotes a bodegas y minimarkets. Doce personas: cuatro en reparto, tres en almacén, dos vendedores, facturación, administración y el dueño.

Todos los meses el inventario no cuadra. Sabemos que falta mercadería pero no sabemos si es robo, si es error de digitación o si es que alguien no facturó. El dueño, en la llamada de descubrimiento

El pedido era un sistema de control de inventario. Pero antes de reemplazar nada, había que entender por qué el que tenían no cuadraba — porque un sistema nuevo alimentado igual de mal produce descuadres igual de grandes.

Lo que encontramos

Seguimiento de doce pedidos completos, desde que entra la orden hasta que se descarga del inventario. El mismo dato se reescribía cuatro veces, y cada reescritura era una oportunidad de error.

Ningún sistema conversa con el siguiente. Cada salto es una persona leyendo de un lado y tecleando en otro, y ninguno guarda quién hizo el cambio ni cuándo.

4×

Veces que se digita el mismo pedido, en cuatro soportes distintos.

3,1%

De descuadre mensual promedio entre inventario teórico y conteo físico.

11 h

Al mes solo en digitación repetida, sumando las cuatro personas involucradas.

Trazabilidad. No se puede saber en qué paso se rompió un pedido.

Lo importante del hallazgo: el dueño sospechaba robo. Los números no lo descartan, pero muestran que con cuatro digitaciones manuales el descuadre es esperable aunque nadie robe nada. Sin trazabilidad, esa sospecha no se puede resolver — y mientras tanto envenena el clima con el equipo de almacén.

Lo que recomendamos

Ningún componente de esta propuesta es un chatbot. El problema no era de comunicación con el cliente, era de integración entre sistemas propios.

#	Qué	Por qué en ese orden	Horizonte
1	Toma de pedido digital en la calle El vendedor carga desde el celular	Elimina las digitaciones 1 y 2 de un golpe. Es donde nace el dato: si entra bien acá, todo lo demás mejora.	0-2 meses
2	Conexión facturación ↔ inventario Facturar descuenta stock automáticamente	Elimina la digitación 4 y hace que el inventario esté al día en todo momento.	2-3 meses
3	Registro de quién y cuándo Trazabilidad en cada movimiento	Es lo que permite responder la pregunta del dueño sobre los faltantes, con datos en vez de sospechas.	2-3 meses
4	Reporte diario de descuadres	Convierte el conteo mensual en una revisión diaria de cinco minutos.	3-4 meses

Lo que explícitamente no recomendamos: reemplazar el sistema de facturación. Funciona bien y el equipo lo domina. Cambiarlo habría duplicado el costo y el riesgo del proyecto para resolver un problema que no estaba ahí.

Qué cambiaría

Proyección basada en los números medidos durante el relevamiento, no en resultados observados.

Indicador	Hoy	Con los puntos 1 a 3
Digitaciones del mismo pedido	4	1
Horas mensuales en digitación	11 h	~3 h
Momento en que se detecta un descuadre	fin de mes	el mismo día
Origen de un faltante	no rastreable	rastreable

El beneficio que no aparece en la tabla: poder demostrar que un faltante fue un error de digitación y no un robo. La desconfianza hacia el equipo de almacén tenía un costo real en rotación que nadie estaba midiendo.

¿Reconoces algo de esto en tu negocio?

Casi siempre el problema que se ve no es el que cuesta plata. Cuéntanos cómo trabajas hoy y en dos semanas tienes por escrito dónde se va el tiempo, qué conviene automatizar primero y qué puede esperar.

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